Ordenar la Base de Datos utilizando un Software de Gestión de Eventos

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Como organizador de eventos corporativos, una de sus tareas prioritarias es ordenar la base de datos de su empresa. El alojamiento continuo de eventos puede dar lugar a una mezcla de datos que puede ser altamente desconcertante si está intentando ordenar los informes. Sin embargo, mediante el uso de un software de gestión de eventos corporativos, sus problemas descansan, ya que el software automatiza varios procesos de la gestión de su bases de datos.

Pasos a seguir en la Plataforma de Eventos

Estas son algunas cosas que puede hacer en términos de administración de datos a través de un programa de organización de eventos:

Importe contactos a su base de datos fácilmente

Si tiene contactos o invitados registrados con datos guardados en un archivo externo, un software de gestión de eventos corporativos le ayuda a cargar fácilmente sus datos en la base de datos. La mayoría del software acepta archivos Excel, CSV y Access. Con un solo clic, puede actualizar fácilmente su base de datos mediante la adición de nuevos usuarios o posibles clientes potenciales.

Buscar usuarios en función de los registros de contacto y gestionar perfiles

En cualquier base de datos, es necesario buscar una cadena específica de vez en cuando. Si está buscando contactos o asistentes, puede hacerlo utilizando un campo único de su elección. Puede buscarlos según el nombre, la dirección de correo electrónico o el número de teléfono (entre muchos otros). Además, tiene la capacidad de gestionar perfiles individuales mediante el software de gestión de eventos corporativos.

Permita que los asistentes actualicen su propia información de contacto

A través de un software de registro, los asistentes pueden recuperar fácilmente sus datos de usuario si participaron en su evento anterior. Pueden optar por actualizar los detalles si rellena previamente los datos en el nuevo formulario de registro y captura los datos actualizados a través del software de gestión de eventos corporativos.

Recopilar más datos a través del software

Un software de software de venta de entradas para eventos dedicado le permite recopilar datos adicionales de los asistentes. Puede personalizar el formulario de registro y añadir el nombre de su empresa, departamento, puesto, apodo e información de contacto de emergencia. Si está organizando un evento corporativo, también puede permitir que los solicitantes de registro rellenen formularios de inscripción personalizados ajustados según su tipo de delegado. Por ejemplo, puede permitirles registrarse y responder cuestionarios cortos como invitados, patrocinadores, expositores, medios de comunicación, etc.

Combinar contactos duplicados en un solo registro

Si organiza varios eventos en un año, sería normal que usted tenga invitados que regresan. Si sigue utilizando métodos de registro tradicionales que no tienen capacidades de recuperación, es posible que se pida a los asistentes que se registren de nuevo y esto da como resultado contactos duplicados. Con el uso de un software de gestión de eventos corporativos, la base de datos se borra del desorden, ya que las entradas con información idéntica se combinan automáticamente.

Identificar correos electrónicos rebotados y presentar mecanismos de exclusión voluntaria

Un software de gestión de eventos corporativos que se integra con un sistema de correo electrónico marca automáticamente los correos electrónicos rebotados para informarle de que ciertos invitados no han estado recibiendo ninguna información relacionada con su evento. Si envía materiales promocionales, también puede proporcionar una opción de exclusión voluntaria con un solo clic para seguir las regulaciones de correo electrónico de spam.

Realizar un seguimiento del historial de actividad de los asistentes

Un software de gestión de eventos corporativos con funciones integradas de gestión de bases de datos le permite realizar un seguimiento del historial de actividad de los asistentes, como sus pagos, el número de eventos a los que ya han asistido bajo su empresa y el número de veces que han abierto su invitaciones a eventos.

Sincronice su base de datos y dispositivos a través de Internet

Un proveedor de software fiable optimiza la solución de forma que sincronice automáticamente su base de datos y dispositivos a través de la web. Esta característica es una ventaja enorme de usar un software basado en la web, ya que hace que su base de datos sea accesible en cualquier momento. Además, los cambios realizados por usted o sus miembros del personal se reflejan automáticamente en la base de datos. Algunos proveedores de software presentan estos cambios en el panel a través de una pestaña dedicada «cambios rastreados».

Coordinación de datos a través de diferentes bases de datos

Si tiene diferentes herramientas para administrar sus eventos podría suceder que un asistente reciba varios correos electrónicos con el mismo tema. Pero si está utilizando la misma plataforma, así como la misma base de datos, puede omitirla.

Cómo buscar un software en línea de gestión de eventos corporativos

Hay varias opciones que puede considerar si está buscando un software en línea de gestión de eventos corporativos. Es posible que desee comenzar su investigación buscando sitios web de revisión de software donde se puede ver un resumen de los principales productos de software hoy. Trate de buscar una solución que presente todas las características indicadas anteriormente. Sea crítico con los pros y los contras para que llegue a la mejor opción. Por último, busque un proveedor de software que ofrezca un servicio de atención al cliente óptimo en los casos en que se necesite la solución de problemas.

En conclusión

Si usted es un organizador de eventos que busca administrar su base de datos, un software de gestión de eventos corporativos puede ayudarle fenomenalmente. De hecho, la gestión de bases de datos es una de las principales razones por las que muchos organizadores de eventos están invirtiendo actualmente en diferentes tipos de software. Los métodos tradicionales de administración de bases de datos, como el uso de hojas de Excel y programas de escritorio, se consideran obsoletos. Si bien todavía pueden funcionar, es importante recordar que su experiencia laboral puede mejorar significativamente una vez que comience a adoptar nuevas tecnologías.

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