Cómo Organizar un Evento

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¿Estas pensando en la organización de un evento y no sabes como empezar? No te preocupes. Te mostramos todos los pasos a seguir y como organizar un evento corporativo. Hay varios tipos de eventos y todos deben ser planificados y gestionados con calidad y precisión. Para este propósito, es importante seguir la lista pasos para eventos corporativos que te permitirá una mejor gestión de los recursos disponibles.

Como empezar

¿Cómo Organizar un Evento hoy en día? Cada evento corporativo debe tener un objetivo bien diseñado. No haces un evento solo por hacerlo. Es necesario hacer una descripción general con el propósito, el público objetivo y otra información importante del evento.

Si el interés es lanzar un nuevo producto para empleados, inversionistas y socios estratégicos, por ejemplo, el objetivo es crear conciencia e informar al público interno. Proporcione una visión general de «qué» y «por qué» se quiere hacer.

Fecha, lugar y hora

Hay más información para pensar. Comience por establecer una fecha para el evento, de acuerdo con la disponibilidad de sus participantes y el interés de la empresa. Además, es necesario tener en cuenta la disponibilidad del lugar.

La cuestión de fecha, ubicación y hora es estratégica. Si el evento es por la tarde-noche, puede ser mejor celebrarlo el viernes o el sábado, ya que esto no restará valor al expediente del día siguiente.

Asistentes e Invitados

Para organizar la asistencia, hay que saber nombres y/o empresas invitadas al evento. Podemos usar un cuaderno, una hoja de Excel, una plantilla de Word, o usar algún programa para gestionar los asistentes. Por nuestra experiencia, el mejor sistema para gestionar un evento corporativo es usando una app para eventos, pues incluso una lista con pocos asistentes puede ser un gran esfuerzo y pérdida de tiempo si no se hace adecuadamente.

Campaña de Difusión

¿Sabes que la máxima de «quien no se ve no se recuerda»? Así que también vale la pena para los eventos! La divulgación adecuada se realiza con la suficiente antelación para que el público tenga conocimiento de la actividad y pueda programar su participación.

Por lo tanto, vale la pena incluir en los elementos de la lista de verificación como guardar la fecha, la invitación, «es mañana», entre otros. Además, si la acción está restringida al público interno, es importante difundir información en reuniones, redes sociales corporativas y otros medios.

Materiales de apoyo

¿Qué tipo de material necesitarás para el evento? Es común que necesite iluminación, sonido y micrófono. Los eventos más grandes y complejos pueden requerir una lista más grande de materiales de apoyo.

Proporcione estos materiales por adelantado, para que pueda evitar problemas durante el evento. Si no los tiene en la empresa y el presupuesto no indica su compra, busque proveedores que se lo puedan alquilar.

Equipo de trabajo

Cada evento necesita un equipo para trabajar. Es ella quien dirigirá los procesos y contribuirá a que todo suceda de acuerdo con el plan. Defina el tamaño del equipo, el perfil de los profesionales y las habilidades técnicas necesarias.

El equipo de trabajo puede variar mucho según cada evento. Para un almuerzo, por ejemplo, a menudo se necesitan camareros y cocineros. Por lo tanto, incluya los recursos humanos necesarios en la lista de verificación.

Contenido del programa

¿Qué se espera que pase a lo largo de todo el evento corporativo? ¿Quién comenzará? Estas preguntas son parte del contenido del programa. Debe tener un paso a paso claro, solo de esta manera puede evitar la desorganización.

Para elaborar el contenido programático, haga un cronograma que indique qué se hará, quién lo hará y cuándo. Si va a haber discursos, intercambios de regalos, premios y otras actividades, disfrute de poner todo esto en el calendario.

La comida

Este es uno de los pasos más importantes de la planificación, después de todo, todo debe estar bien calculado para que no falte o sobre los alimentos. El primer paso es establecer cuántas personas asistirán y luego establecer la cantidad mínima de alimentos.

Otro elemento importante a la lista de verificación es qué servir. Una vez más, debe conocer el perfil de la audiencia y el evento que desea realizar. Por último, aún debe pensar en utensilios de cocina, como vajilla, cubiertos, estufas y congeladores.

Los Brindis * ( eventos no corporativos, principalmente bodas)  

El Brindis es una forma poderosa de hacer que el evento sea memorable. Por eso es interesante integrarlo en la lista de verificación. El brindis ideal varía mucho, porque hay que pensar en el perfil de los invitados, los costos y el mensaje que se transmitirá. Pero en general tiene valor simbólico.

También es necesario definir a qué hora (inicio, mitad o final del evento) se entregará el regalo, incluyéndolo en el ceremonial y asegurándose de que no se olvide en el apuro del gran día.

Logística de eventos

Cada evento requiere una planificación sólida en términos de logística. Tendrá que traer materiales de apoyo, invitados y empleados para estar en el mismo lugar y al mismo tiempo. ¡No hay errores! De lo contrario, el evento esta incompleto.

Debido a esto, incluya elementos de logística en la lista de verificación para eventos corporativos. Busque socios que puedan llevar los materiales (sonido, iluminación, platos, etc.) antes y después del evento. Si la ubicación del evento es lejana, analice cómo los invitados harán para llegar allí y si necesitan algún tipo de apoyo, como un mapa.

Entretenimiento

El evento es una salida de la rutina de trabajo. Por eso es generalmente más relajado y divertido. Pero tienes que ofrecer buen entretenimiento. Una buena banda, humoristas, magos, gamificación de eventos, dinámicas de grupo e incluso teatro pueden marcar la diferencia.

Evalúe qué se puede integrar en el evento para que sea agradable para los participantes. Si es posible, involucre a los participantes para que todo sea aún más interesante. Por supuesto, el tipo de entretenimiento varía según el evento establecido.

Acciones post-evento

Si para los invitados el evento está terminado, para los organizadores, no. Todavía es necesario analizar qué funcionó, si se logró el objetivo inicial, recibir retroalimentación, considerar los costos adicionales, entre otras cosas. ¡Tenemos que pensar en el post-evento!

Otro factor crucial es la relación con los proveedores. Evalúe si se cumplieron todos los contratos y si los servicios originalmente planeados estaban disponibles. Si no, es hora de negociar para que el punto muerto se pueda resolver de manera positiva para las partes.

Organizar un evento corporativo puede ser una gran cantidad de trabajo, por lo que es necesario tener una lista de verificación completa. Servirá como una brújula, guiando cada elección y asegurando que todo esté bien aplicado. De esta manera, obtendrá excelentes resultados, evitará errores, ahorrará dinero y ofrecerá una experiencia única a los huéspedes.

Sin embargo, el consejo recomendado es contar con la ayuda de una consultoría especializada. Será responsable de planificar, ejecutar y supervisar cada etapa del evento, aliviando el peso de la organización y permitiendo que se concentre en lo que es realmente importante.

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