Normalmente, la organización de un evento parte del planificador, es este quien, junto al contratante (en algunos casos), se encarga de crear y pautar todos los aspectos del evento, tales como temas, partes, programa, asistentes, invitados, patrocinadores, proveedores, entre otros.
Actualmente esta tendencia ha cambiado y la organización de un evento es flexible y su adaptación depende de las necesidades de los invitados o asistentes.
Gracias a las diversas herramientas tecnológicas que permiten la interacción entre organizadores, patrocinadores, anfitriones e invitados, los eventos se pueden ir adaptando acorde a las opiniones y necesidades de cada uno; es como cuando en una boda los asistentes confirman sus preferencias para el menú, pero adaptado a cada aspecto del evento.
Aunado a esto, se pueden crear formatos de programa acorde a las expectativas de los involucrados e incluso se pueden cambiar los contenidos y parte de la ambientación en función a ellos. ¿Suena tonto? Sí, pues muchos organizadores ven como una locura el cambiar todo un plan de acción en función a las opiniones de sus invitados, pero, en plena era de las redes sociales y la participación activa, el éxito de un evento puede depender de la co-creación del mismo.
La co-creación de un evento no es más que la escucha activa por parte del organizador, esto quiere decir que, en función a las opiniones y comentarios que vaya teniendo durante la fase previa al evento, hará las adaptaciones necesarias para conseguir a un público gratamente satisfecho. Un evento exitoso es aquel que cubre las expectativas de al menos un 80% de los invitados.
Esta tendencia es funcional en eventos dirigidos a grandes públicos, en los eventos más familiares, como bodas o bautizos, funciona cuando solo se involucran a los verdaderos anfitriones pues, son tan personales que no podemos escuchar las opiniones de todos los invitados.
